Минфин России опубликовал правила комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков.

Согласно данному документу, все предприниматели и компании обязаны хранить первичные бухгалтерские документы в течение пяти лет после окончания отчетного периода. При этом ответственность за сохранность документов несут сами бизнесмены.

В правилах ссылаются на Федеральный стандарт бухгалтерского учета, Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526, и напоминают об установленных требованиях в части хранения бухгалтерской документации ИП и юридическими лицами.

В целях правильного хранения документов Минфин подчеркивает, что, в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», первичные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде с электронной подписью.

При этом и бумажные, и электронные документы, включая регистры бухгалтерского учета и аудиторские заключения, должны храниться не менее 5 лет. Для налоговых учетных и отчетных документов – в течение 4 лет после окончания отчетного периода.

Ответственность за хранение документов возлагается на руководителя компании. В опубликованных Минфином правилах ничего не сказано о привлечении к ответственности за нарушение правил хранения документов, но санкции предусмотрены статьей 13.20 КоАП РФ.

За несоблюдение сроков и условий хранения документов бухгалтерского учета руководитель фирмы будет оштрафован в размере до 500 рублей.